Cílem bylo vytvořit efektivní systém pro správu sdílených pracovních prostředků ve skříni, která zahrnuje zařízení jako iPhony, iPady, RFID čtečky, tiskárny, váhy… Bylo potřeba zajistit, aby se zařízení neztrácela, evidovat jejich pozici, stav zapůjčení, termíny vrácení, jejich pravidelnou údržbu a mít přehled o všech uplynulých údržbách. V neposlední řadě bylo důležité mít možnost evidence kompletního obsahu balení při vrácení, sledování odpovědnosti za poškození a kontrolu stavu zařízení při jejich zapůjčení a vrácení.
Pro realizaci řešení jsme navrhli vytvořit systém, který bude zahrnovat několik klíčových komponent. Použili jsme RFID čtečku s několika anténami, které jsme rozmístili ve skříni tak, aby signál pokryl všechna zařízení. Musíme ovšem počítat s možností, že ve skříni budou i balíčky s RFID kartami, které musí anténa ignorovat. Proto povedeme seznam přidaných balíčků do skříně, které bude anténa specificky načítat.
Každou položku jsme opatřili vytištěným RFID štítkem s QR kódem, jehož načtením se otevře webová aplikace, kde lze pracovní prostředek jednoduše zapůjčit nebo vrátit. Během zápůjčky má uživatel možnost zdokumentovat stav zařízení, což napomáhá dřívějšímu odhalení poškození zařízení nebo jejich nekompletnosti.
Systém také umožňuje nastavení lhůty pro kontrolu zařízení formou e-mailu se seznamem zařízení, která je potřeba zkontrolovat. Dále je možné ve stavu zapůjčení zobrazit návod k použití zařízení společně se souvisejícími soubory. Součástí řešení jsou také pushover notifikace a e-maily. Notifikace a e-maily upozorňují na položky, které ve skříni chybí a nejsou zapůjčeny nebo v případě poškození zařízení je správce také informován.
Jedním z klíčových aspektů našeho řešení je schopnost v jediném kroku zapsat nový předmět do databáze, vytisknout štítek pro krabici s zařízením a zařadit ho tak do seznamu, ve kterém jsou všechny povolené štítky.
Díky tomuto řešení každý zaměstnanec ví, jaká zařízení jsou v daný moment k dispozici a kde je nalezne. Správce tak má mnohem lepší přehled o stavu všech zařízení a nad svěřeným majetkem lepší kontrolu.
